【Wordのアレ】あいさつ文や連絡先など「よく入力する情報」を別ファイルで用意して挿入する方法

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冒頭のあいさつや、会社や自分の連絡先情報などWord文書作成の際に入力する機会の多い項目をその都度打ち込むのは面倒なもの。入力頻度の高い項目は、ひとつのWord文書として作成し、保存しておくと便利です。

Wordでは、作成中の文書に他のWord文書の内容を丸ごと挿入することも可能。あいさつ文や連絡先情報などを別のファイルとして保存しておいて必要な際に挿入するようにすると入力の手間を省くことができるという寸法です。保存したファイルを修正することで連絡先などに変更があった場合にも対応できるので管理もしやすくなります。

※本記事では「Microsoft Office Word 2007」を例にしております。

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▲作成中のWord文書内にほかのファイルの内容を挿入するには「挿入」タブの「オブジェクト」ボタンをクリック。

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▲「ファイルから」タブをクリックし、「参照」ボタンをクリックします。

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▲あらかじめ用意しておいた、挿入したい内容が入力されたファイルを選択。右下の「挿入」ボタンをクリックします。

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▲ウィンドウ右下の「OK」ボタンをクリックすれば、選択した文書の内容が作成中のWord文書に挿入されます。

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▲「時下ますますご清祥の段.doc」に保存してある全文が挿入されています。ほかにも注意事項や連絡先など、入力頻度の高い内容をひとつのファイルとして保存しておくと、場面に合わせて挿入することができ便利です。

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